/ FAQ
Vous trouverez ici les réponses aux questions que nous posent le plus souvent les organisateurs d'événements chez Agen Agora. Si votre question reste sans réponse, contactez-nous. Un membre de notre équipe vous répondra rapidement.
■ Types d'événements
Quels types d'événements accueille Agen Agora ?
Voici une liste non exhaustive. Grâce à ses différents espaces modulables, Agen Agora peut accueillir de nombreux autres types d'événements, adaptés à vos besoins.
- Congrès
- Séminaires
- Salons
- Conventions
- Conférences
- Assemblées générales
- Réunions et journées d'étude
- Lancements de produits
- Soirées d'entreprise
- Galas et dîners
- Remises de diplômes
- Expositions
- Compétitions et événements sportifs indoor
- Concerts
- Spectacles
- Festivals
- Événements associatifs
- Événements privés
Existe-t-il des événements qui ne peuvent pas être organisés ?
Si un projet n'est pas compatible avec nos infrastructures ou notre règlement, nous en informons directement le client au moment de l'étude de son dossier.
Peut-on organiser aussi bien un événement ouvert au public qu'un événement privé sur invitation ?
Oui.
Peut-on organiser un événement privé comme un mariage ou un anniversaire ?
Oui. Tous types d'événements peuvent être organisés à Agen Agora.
■ Les espaces & accessibilité PRM
Tous les espaces sont-ils accessibles aux personnes à mobilité réduite ?
Oui, l'ensemble des espaces d'Agen Agora est accessible aux personnes à mobilité réduite.
Les sanitaires sont-ils accessibles aux PMR ?
Oui.
Tous les espaces disposent de sanitaires accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Un service de permanence ménage peut également être prévu si nécessaire.
Existe-t-il un accueil PRM dédié et des places de parking réservés ?
Un accès spécifique de plain-pied est réservé pour entrer dans la salle, ainsi que pour l'accompagnateur.
Des emplacements dédiés sont accessibles et réservés aux personnes en situation de handicap.
Des places de parking réservés sont disponibles également.
■ Équipements & services inclus
Quel mobilier est mis à disposition ?
Le mobilier est mis à disposition sur demande. Nos salles sont livrées avec l’équipement de base (chaises, tables, vidéo projecteur…)
Le matériel technique (son, lumière, vidéo projecteur, scène...) est-il disponible sur place ?
Oui.
Nous proposons l'ensemble des prestations techniques nécessaires.
Lorsque certains équipements ne sont pas disponibles en interne (par exemple pour une retransmission en direct), nous faisons appel à des prestataires partenaires et intégrons cette prestation au devis.
Du personnel technique est-il présent le jour de l'événement ?
Oui.
Régisseurs, agents de sécurité, personnel d'accueil ou de ménage peuvent être mobilisés selon les besoins du client.
Des loges ou espaces artistes sont-ils disponibles ?
Oui.
Les sanitaires sont-ils accessibles aux PMR ?
Oui.
Tous les espaces disposent de sanitaires accessibles aux personnes à mobilité réduite.
Un service de permanence ménage peut également être prévu si nécessaire.
Existe-t-il des parkings dédiés aux organisateurs et prestataires ?
Oui.
Les organisateurs et les prestataires peuvent accéder au site par l'entrée fournisseurs afin de faciliter les livraisons, les allers-retours et l'exploitation de l'événement.
Pour la sécurité du public, dès l'ouverture de la manifestation, les voies d'accès et d'évacuation doivent être dégagées.
■ Restauration & prestataires
L'organisateur peut-il choisir son propre traiteur ?
Oui.
L'organisateur est libre de faire appel au traiteur de son choix.
Nous disposons également d'un réseau de traiteurs référencés et pouvons prendre en charge cette prestation afin de vous proposer une solution clé en main.
Dans tous les cas, une redevance de 10 % est appliquée. La location de l'espace traiteur peut également être facturée, selon les modalités de votre événement.
Pour connaître les conditions applicables à votre projet, nous vous invitons à consulter les Conditions Générales de Vente (CGV) ou à vous rapprocher de votre chef de projet
Une cuisine ou un office traiteur est-il disponible ?
Oui, nous disposons d'un espace traiteur disponible à la location.
L'apport de boissons ou d'alcool est-il autorisé ?
Oui. À définir selon la réglementation applicable et le type d'événement.
Peut-on installer des food trucks ?
Oui.
■ Mise en avant des partenaires
Pour le moment, les partenaires (décoration, son, lumière, hébergements, sécurité...) ne sont pas mis en avant.
■ Accès & logistique technique
Quels sont les horaires d'accès pour le montage et le démontage ? Peut-on accéder aux espaces la veille ?
Les modalités sont définies au cas par cas par les organisateurs.
Comment se déroule la livraison de matériel (quai, monte-charge, accès...) ?
Les modalités sont adaptées en fonction de l'espace réservé et communiquées directement aux organisateurs.
Existe-t-il des contraintes de circulation ou de stationnement pour les camions et utilitaires ?
Oui.
Selon le hall ou l'espace utilisé, des consignes spécifiques sont transmises aux organisateurs. Il n'est pas autorisé de dormir sur le parking. Nous vous invitons à consulter le règlement intérieur pour connaître l'ensemble des règles applicables.
■ Visite, démarches & tarifs
Peut-on visiter les espaces avant de réserver ?
Oui.
Les organisateurs peuvent découvrir les espaces et échanger directement avec leur chargé de projet afin de construire leur événement.
Les tarifs des espaces sont-ils affichés sur le site ?
Non. Chaque projet étant unique, un devis personnalisé est établi après un premier échange avec notre équipe.
Toujours complice de vos événements